Beneficios de los formularios digitales y una cultura de cero papel

Cambiar los formatos usados en las actividades en campo por formularios digitales o móviles no es solo una forma más rápida, fácil y eficiente para que sus empleados en campo hagan mejor su trabajo. También es el camino correcto para transformar los procesos adoptando nuevas tecnologías en línea con las tendencias actuales.

Cada vez más empresas se preguntan cómo realizar su flujo de trabajo de principio a fin, sin intervención del uso de largos formatos en papel, de planillas de reportes y de difícil gestión documental.

Te presentamos una lista de beneficios que pueden obtenerse gracias a la adopción de una cultura de cero papel y a la adopción de formularios digitales. 

  • Permite a tus empleados recolectar datos con mayor calidad

Los formularios digitales permiten que menos errores ocurran en el proceso de captura de datos, al poder definir campos de obligatorio diligenciamiento, condicionales para reportar novedades y evidencias fotográficas. Igualmente, el texto poco legible de algunos formatos llenados a mano, dificulta su transcripción.

  • Datos en campo en tiempo real

Esperar hasta el final del día o inclusive hasta final de la semana para tener los reportes del trabajo realizado en campo son uno de los grandes problemas que tienen las empresas que siguen usando papel. Un formulario en línea permite saber el momento en que se finaliza la actividad y así puedes tener información a la mano que te ayude a que tu empresa trabaje como un reloj.

  • No mas transcripción de reportes para sus clientes o interesados

Un dolor constante en las empresas es el tiempo y recursos humanos requeridos en los procesos de digitalización y transcripción de los formatos físicos. En ocasiones, pasan varios días para la recepción del formulario, su transcripción y reporte al cliente para el posterior proceso de facturación. Con el uso de formularios móviles diligenciados en campo puede hacer grandes diferencias en los tiempos que su empresa requiere para procesos internos.

  • Medir productividad y cumplimiento

Esperar hasta que un evento adverso ocurra ya no es una opción. Conocer el estado de la operación, de las actividades en ejecución y con reporte de novedades en tiempo real puede contribuir a que el negocio esté siempre un paso adelante de cualquier situación.

Todos estos beneficios permiten al mismo tiempo que la organización conozca su estado de su operación, la capacidad de respuesta frente a nuevas solicitudes por parte de sus clientes y facilita la medición y seguimiento de los objetivos empresariales. 


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